PERENCANAAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

A. Pengertian Perencanaan Pengadaan Sarpras

Perencanaan pengadaan sarana prasarana adalah kegiatan merencanakan pengadaan apa saja yang dibutuhkan, sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan atau organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B. Langkah / Prosedur Perencanaan Pengadaan Sarpras

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut :

• Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
• Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
• Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
• Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
• Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.

 C. Unsur Yang Terlibat dalam Perencanaan

Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana sekolah. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah : Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atau Komite Sekolah.

 D. Manfaat Perencanaan Sarana Prasarana

• Dapat membantu dalam menentukan tujuan,
• Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan,
• Menghilangkan ketidakpastian, dan
• Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

E. Syarat - Syarat Penyusunan Perencanaan Sarpras

Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut :

1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar.
2. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
   • Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan.
   • Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
   • Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain–lain.
   • Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
   • Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
   • Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan. 
   • Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan. 
   • Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas. 
   • Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafond anggaran yang disediakan.
   • Mengikuti prosedur yang berlaku 
   • Mengikut sertakan unsur orang tua murid,
   • Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka 
   • Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10–15 tahun).

F. Perencanaan Pengadaan 

1. Barang Habis Pakai  

• Menyusun daftar sarana sekolah yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan sekolah tiap bulan. 
• Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan.