BAHASA SURAT - KORESPONDENSI

MAKALAH KORESPONDENSI

BAHASA SURAT

Disusun untuk memenuhi tugas mata pelajaran korespondensi

Oleh               :

ERIKA PUTRI                          (09)

    LINDA PUTRI                        (15) 

       NOER FADILAH                   (21)

         NURUL  AMALIYAH            (23)

          RAHAYU WILUJUENG         (25)

                                                                                  RIZQI SEPTIANINGRUM   (28)

X APK 1

SMK NEGERI 1 TUREN

Jalan Raya Panglima Sudirman No. 41

Turen – Malang

BAHASA SURAT

A.  BAHASA SURAT.

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1.  Bahasa baku

2.  Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

3.  Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

4.  Efektif dan efisien

5.  Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

Ciri paragraf yang baik:

a.  mengandung kesatuan isi

b.  kepaduan antar kalimat

c.  ada pengembangan gagasan pokok

6.  Bernalar

7.  Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan 

8.  Taat asas

B.  SYARAT – SYARAT BAHASA SURAT.

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :

v  Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :

•      Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau

•      pedoman yang telah ditentukan.

•      Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

•      Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

v  Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

v  Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

C.    SUSUNAN KALIMAT SURAT.

§  Kepala Surat

     Menurut Kosasih (2003:21) sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut :

    

- Nama Instansi atau lembaga

     - Lambang atau logo instansi atau lembaga

     - Alamat

     - Kode surat

     - Nomor telepon, nomor fax

     - Kode pos

§  Tanggal Surat

     Ditulis sejajar dengan no surat. Contohnya

              - Bandung, 20 November 2013

                 28 November 2013

§  Nomor Surat

     Setiap surat resmi yang dikeluarkan biasanya diberi nomor. Hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut :

     - memudahkan pengaturannya sebagai arsip.

     - memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.

     - memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.

     - memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau mengkalsifikasikan surat sesuai dengan sifat jenis surat untuk penyimpanan.

     -mengetahui berapa banyaknya surat yag keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun).

§  Lampiran

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut :

-           Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.

-           untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis di lampiran atau tidak.

-           memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.

§  Hal / Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok / inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut kosasih (2003:25) hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat.

Cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut :

-          Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.

-           berwujud kata atau frase, bukan kalimat.

-           huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh : Jadwal Ujian Sekolah.

Hal dalam surat berguna sebagai berikut :

 - mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam surat.

- Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

§  Penulisan Alamat pada Surat

Ada dua macam, sebagai berikut :

- Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Fungsinya adalah sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya.

- alamat dalam pada surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu, penunjuk langsung bagi si penerima, penunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.

§  Salam pembuka

Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia berbicara secara tertulis.

§  Isi surat

Berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.

§  Penutup surat

Merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.

§  Salam penutup

Berisi nama jabatan, tanda tangan, dan nama terang.

§  Tembusan

Adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat.

D.   PETUNJUK PENULISAN SURAT YANG BAIK.

Untuk  menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1.  Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2.  Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.  Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4.  Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5.  Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6.  Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.