APLIKASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG DAN SAPK)

Setiap Instansi baik swasta maupun pemerintahan pasti memilliki sistem administrasi untuk mengurus pegawai-nya, baik berupa manual maupun melalui sistem komputer. Apalagi pada zaman modern saat ini, telah berkembangnya teknologi yang begitu pesat. Teknologi sangat berpengaruh terhadap kinerja seorang pegawai di perusahaan dan memiliki dampak yang negatif dan positif. Dengan berkembangnya teknologi tersebut dapat mempermudah pekerjaan seorang pegawai khususnya pada pekerjaan administrasi kepegawaian yang akan kami bahas pada makalah ini.

Dengan adanya sistem aplikasi kepegawaian dapat mempermudah pegawai dalam pengurusan sekaligus mempermudah pengawasan, sehingga mempercepat informasi yang dibutuhkan dalam pengurusan administrasi kepegawaian.

1.2 Rumusan Masalah

1. Latar Belakang dibentuknya SIMPEG?

2. Apakah pengertian dari SIMPEG ?

3. Ruang Lingkup SIMPEG ?

4. Tujuan SIMPEG?

5. Manfaat SIMPEG ?

6. Kelebihan dan Kekurangan SIMPEG ?

7. SOP pengelolaan SIMPEG /

8. Apakah pengertian dari SAPK?

9. Ruang Lingkup SAPK ?

10. Tujuan SAPK?

11. Manfaat SAPK ?

12. Kelebihan dan Kekurangan SAPK ?

13. SOP pengelolaan SAPK ?

1.3 Maksud dan Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian dari larangan

2. Untuk mengetahui tujuan dari larangan

3. Untuk mengetahui fungsi dari larangan

4. Untuk mengetahui jenis-jenis dari larangan untuk PNS sekaligus Pegawai swasta

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

A. Latar Belakang Pembuatan SIMPEG

Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi oleh Pemerintah Kabupaten/Kota dalam mewujudkan pelaksanaan Otonomi Daerah, maka tujuan yang menjadi latar belakang dalam pembuatan SIMPEG adalah untuk menghasilkan sistem pengolahan data berbasis komputer, yang diharapkan mampu membantu tugas dan pekerjaan operasional pada level administratif, serta menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan pada level manajerial. SIMPEG dibuat dengan mengacu pada beberapa persyaratan, yaitu :

· Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah.

· Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubatahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian.

· Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 45 Tahun 1992 tentang Pokok-pokok Kebijaksanaan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (SIMDAGRI/SIMDA).

· Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 140 Tahun 1997 tentang Rencana Induk Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

· Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

B. Pengertian SIMPEG

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang salingberinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan. SIMPEG menangani pengelolaan data kepegawaian khususnya meliputi: pendataan pegawai, BKD, proses perencanaan dan formasi kepegawaian, penggajian, penilaian angka kredit, mutasi pegawai, dan sistem pelaporan.

C. Ruang Lingkup dalam SIMPEG

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) secara garis besar terdiri atas modul-modul utama :

1. Data Master (hanya tersedi a untuk pengguna dengan hak ases Admini strator)

2. Data Pegawai (Kartu Pegawai, Mutasi Pegawai )

3. Riwayat Pegawai (Pendi dikan, Pangkat, Diklat, Jabatan, Anak, I ndispliner,Istri)

4. Laporan, terdiri dari:

4.1 Data Pegawai

4.2 Stati stik Pegawai

4.3 Invetari sasi Pegawai

5. Surat – surat, terdi ri dari:

5.1 Pembuatan DP3

5.2 Pembuatan Surat Keputusan (SK KP)

5.3 Dll.

D. Tujuan SIMPEG

Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam lingkup pemerintahan dilaksanakan dengan tujuan :

1. Untuk mendukung Sistem Manajemen Pegawai yang rasional dan pengembangan sumber daya manusia di aparatur pemerintah.

2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

3. Menyediakan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai.

4. Membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian.

E. Manfaat SIMPEG

Pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian tidak hanya terbatas pada pengoperasin program untuk memasukkan data, tetapi harus didukung dengan daya kerja yang efisien dan akurat sehingga memiliki manfaat :

1. Pelacakan informasi data seorang pegawai akan mudah dan cepat.

2. Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan.

3. Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa mendatang.

4. Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa mendatang.

5. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian.

6. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai dengan cepat dan akurat.

7. Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai.

8. Merencanakan penerimaan pegawai baru

F. Kelebihan dan kekurangan SIMPEG

SIMPEG sebagai aplikasi penyedia informasi kepegawaian menangani manajemen data kepegawaian yang memiliki banyak kelebihan dengan kemampuan sebagai berikut :

1. Pemrosesan data informasi kepegawaian yang cepat dengan komputerisasi pemrosesan data dapat dilakukan dengan cepat.

2. Informasi yang diproses akurat karena adanya berbagai validasi dan control.

3. Informasi yang disampaikan lebih ringkas dan dapat dicari dengan cepat karena tersimpan dalam media penyimpanan yang dapat diakses setiap saat.

4. Informasi lebih terjamin keamanannya, dengan adanya validasi pemakai dan level tingkat pemakai, sehingga hanya pemakai yang berhak saja yang bisa menggunakan informasi kepegawaian.

5. Pemeliharaan informasi kepegawaian relatif mudah dan sederhana serta dapat digunakan untuk mengukur kinerja pegawai dalam mengolah dan menjalankan proses-proses kepegawaian.

Kekurangan SIMPEG

Secara teknis beberapa kelemahan yang masih dihadapi oleh sebagian organisasi pemerintah daerah ialah :

· Belum adanya dokumentasi mengenai bagan arus ringkasan (summaryflow chart) yang memperlihatkan aliran/arus data sejak data mentah sampai dengan informasi tercetak. Persoalan ini kelihatannya sederhana, tetapi terkadang bisa menyulitkan pihak manajer dalarn mengawasi arus informasi yang terdapat dalam organisasi yang dipimpinnya.

· Lemahnya Data Management Systems.Ini terbukti dari belurn adanya standar operasi yang baku, munculnya ekses overflow reporting, redundancy yang tidak efisien dan sebagainya.

· Prosedur untuk melihat data secara insidental masih terlalu lama. ini barangkali disebabkan karena banyak Kantor PDE yang tidak menggunakan sistem database relasional yang lebih efisien sehingga direct access sulit dilakukan.

· Tata‑ruang perkantoran masih kurang memadai. Ruang untuk kegiatan‑kegiatan ketatausahaan (tulis‑menulis), operasi komputer, atau penyortiran data masih bercampur‑baur sehingga pekerjaan menjadi kurang sistematis.

· Untuk perawatan mesin atau perangkat keras, organisasi masih menggantungkan diri kepada pihak pemasok dengan sistem kontrak per tahun. Akibatnya kalau ada kerusakan‑kerusakan teknis, sekalipun sangat sederhana, tidak bisa segera diatasi sendiri oleh para pegawai. Kelemahan seperti ini masih umum dihadapi oleh organisasi‑organisasi pemerintah di daerah.

Aplikasi SIMPEG dirancang untuk membantu dan mempermudah tugas-tugas pegawai yang berkaitan dengan kepegawaian, antara lain :

· Menyediakan informasi kepegawaian yang cepat, tepat, akurat dan up to date

· Menyediakan proses pencarian data berdasarkan kriteria-kriteria tertentu

· Melakukan tugas-tugas rutin update data kepegawaian, misalnya update data kegiatan pegawai, meng-upload dan mengelola dokumen kegiatan ataupun berkas usulan, menangani kenaikan pangkat, penilaian angka kredit, kenaikan jabatan, penanganan surat masuk dan keluar.

· Transfer data kepegawaian antar bagian.

Untuk memanfaatkan aplikasi SIMPEG membutuhkan validasi user setiap kali menjalankan SIMPEG. Proses ini dilakukan dengan cara login yang merupakan gerbang user untuk masuk ke dalam sistem. Dengan menu login maka informasi lebih terjamin keamanannya sehingga hanya pemakai yang berhak saja yang dapat menggunakan informasi kepegawaian.

Pada umumnya SIMPEG mencakup proses yang berkaitan dengan perencanaan pegawai, administrasi pegawai, evaluasi kinerja pegawai, pendidikan dan pelatihan, dan pensiun.

Perencanaan pegawai merupakan suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan pegawai yang dimiliki organisasi dikaitkan dengan pengembangan kegiatan di masa mendatang yang berkaitan dengan pengadaan dan penempatan pegawai. Proses perencanaan pegawai mencakup antara lain pembuatan rekapitulasi untuk analisis dan simulasi yang diolah dari data kepegawaian untuk memperoleh gambaran kekuatan sumber daya manusia yang dimiliki, proses pengadaan pegawai atau rekruitmen yang pada dasarnya merupakan pengumpulan biodata dan proses alokasi yaitu dengan data yang dimiliki dapat dilakukan analisis kebutuhan penempatan pegawai ke posisi yang lebih tepat.

Administrasi pegawai adalah proses pengumpulan data yang berhubungan dengan kepegawaian yang mencakup proses perekaman data kepegawaian yang meliputi antara lain biodata pegawai, riwayat kepangkatan, jabatan, pendidikan formal, pendidikan penjenjangan, keahlian, pelatihan yang pernah diikuti, daftar keluarga, hasil medikal kesehatan, hukuman dan penghargaan.

Evaluasi kinerja pegawai berkaitan dengan perencanaan kerja pegawai beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan sehingga dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif yang merujuk berbagai fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendidikan dan pelatihan mencakup perencanaan kebutuhan pendidikan yang akan diikuti oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab serta realisasi pendidikan yang berupa pencatatan data pendidikan yang pernah diikuti.

Pensiun berkaitan dengan berakhirnya masa kerja pegawai baik secara normal atau karena hal lainnya. Untuk itu dilakukan penyimpanan data pegawai yang pernah bekerja pada suatu organisasi.

G. Ruang Lingkup SIMPEG

Adapun lingkup pembangunan dan pengembangan SIMPEG meliputi gabungan dari 6 (enam) aspek utama yaitu :

· Sistem Informasi dan Aplikasi

· Sarana Komputer dan Penunjang;

· Sarana Komunikasi;

· Organisasi dan SDM pelaksana;

· Pembiayaan; dan

· Dukungan Manajemen.

H. Pentingnya SIMPEG

Sistem Kepegawaian di pemerintahan / perusahaan bertujuan untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung untuk kelancaran aktifitas administrasi.

Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan.Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.

SIMPEG sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui implementasi SIMPEG merupakan salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan e-government.

I. Komponen Utama SIMPEG

1. Administrasi Sistem

a. Utk memelihara data induk, Misalnya : Data Unit Kerja

b. Manajemen Pengguna

c. memberikan hak-hak sesuai dengan jenis pengguna

2. Pelaporan Manajemen

Menghasilkan laporan-laporan manajemen, Misalnya : Jumlah Pegawai; Informasi Pendidikan; Informasi Diklat yang pernah diikuti; Informasi Jabatan/pangkat

3. Data entry

Komponen sangat penting, bertanggung jawab dalam memelihara data-data kepegawaian, Misalnya : Biodata pegawai; Jabatan; Pendidikan; dll

4. Out put

Menghasilkan Keluaran-Keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh sistem informasi kepegawaian.

2.2 SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK)

A. Dasar Dasar Hukum Hukum

· Perka BKN No. 18 Tahun 2010 tentang SAPK Online : Prosedur Penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, Kenaikan Pangkat, Pemberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil, dan Perpindahan Antar Instansi Berbasis Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara On- Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara On-Line (SAPK-OnLine)

· Perka BKN NO. 14 Tahun 2011 tentang Pengembangan Data base

B. Ruang Lingkup SAPK

· Modul SAPK

· Aplikasi Pengadaan (Penetapan NIP)

· Aplikasi Kenaikan Pangkat

· Aplikasi Pensiun

· Aplikasi Mutasi Lainnya

Koneksi ke SAPK

KONEKSI KE SAPK INI TERBAGI DUA :

· Koneksi Melalui Jalur Public (Internet), melalui :

1. Usb modem : gsm (telkomsel flash, xl, im3 dll), cdma (plexi, esia dll)

2. Modem langganan seperti speedy

3. Wifi di area public seperti hotel, mall, bandara dll

· Koneksi Melalui Jalur Private (Vpn/Ip)

1. Berlangganan dengan telkom 1. Berlangganan dengan telkom

2. Mendapatkan ip khusus

· SETTING UNTUK KONEKSI MELALUI JALUR PUBLIC

1. Pastikan bahwa dns server yang aktif saat ini adalah dns yang menuju ke 178.200.200.39

2. Setelah terhubung ke internet pastikan bahwa koneksi internet kita tidak terhubung melalui proxy (jika pun harus melalui proxy maka harus di tambahkan no proxy for sapk.bkn.go.id)

C. Tujuan SAPK :

· Standarisasi sistem informasi kepegawaian dalam pelayanan, pengawasan, dan pengendalian administrasi.

· Tersedianya databases PNS yang up todate

· Meningkatkan efisiensi dan efektifitas

a. Menghilangkan duplikasi sistem data

b. Meminimalisasi simpul irokrasi\

c. Meningkatkan stndarisasi proses

d. Desentralisasi kewenangan

· Meningkatkan pelayanan dan kemudahan bagi PNS

· Meminimalisasi kesenjangan SDM berupa pengetahuan dalam pengelolaan data kepegawaian.

D. Manfaat

Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan SAPK ini bagi BKN maupun instansi pemerintah antara lain:

1. Dapat mengontrol data PNS antara BKN dan Instansi Pemerintah seluruh Indonesia.

2. Menyederhanakan proses manajemen kepegawaian.

3. Otomatisasi administrasi kepegawaian sehingga bisa mencegah terjadinya kesalahan data kepegawaian.

4. Diperoleh database kepegawaian yang akurat sebagai bahan perencanaan, pembinaan, pengembangan dan pengambilan kebijakan manajemen kepegawaian.

E. SOP SAPK

Selain mengetahui mengenai alur standar pelayanan tersebut di atas, dalam proses penerapan sistem SAPK ada beberapa poin pokok mengenai mekanisme yang terdapat dalam SAPK, yakni:

· Input/Update/Delete Jenis Dokumen

· Input/Update/Delete Pendidikan

· Input/Update/Delete Berkas (Prosedur Berkas, Definisi Alur Kerja, Jenis Kondisi, Kondisi, dan Log Berkas)

· Input/Update/Delete Mata Pelajaran

· Input/Update/Delete Institusi ( Badan Usaha, Cups Server, Dokumen Template, Instansi, Kantor Regional, KPPN, Kantor Tata Usaha Anggaran, dan Taspen)

· Input/Update/Delete Lokasi

· Input/Update/Delete Mutasi (Jenis Harga, Jenis Data Peremajaan)

· Input/Update/Delete Personal (Bahasa dan Agama)

· Input/Update/Delete Rangking (Eselon dan Golongan)

· Input/Update/Delete Jenis Pengadaan

· Input/Update/Delete Pensiun (Pensiun Pokok, Pensiun Pokok Janda Duda, Pokok Tewas, dan Pensiun Pembulatan)

· Input/Update/Delete Profil Pengguna

· Export Data (Export Data, Hierarchical Unor, Jabatan tertentu, dan Jabatan umum)

Standar Operasional diharapkan dapat menjadikan suatu peningkatan kinerja pelayanan dan kinerja organisasi khususnya yang menangani masalah-masalah kepegawaian baik pada instansi pusat maupun instansi kepegawaian di daerah.

Pemahaman mengenai mekanisme pada penerapan SAPK juga sangatlah penting, agar tidak terjadinya kesalahan dalam proses penyajian data-data yang diperlukan nantinya.

BAB III

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

Untuk mempermudah urusan administrasi pegawai di suatu instans.i, dapat menggunakan sistem aplikasi administrasi kepegawaian seperti SAPK dan SIMPEG. Selain itu sistem aplikasi ini juga sangat membantu dan memiliki banyak keunggula sehingga mempercepat komunikasi dan tersampainya informasi

3.2 Saran

Kami mengharapkan masukan dan saran yang membangun agar makalah yang kami buat lebih baik dan sempurna, sehingga kita mendapatkan ilmu yang lebih bermanfaat.

Daftar Pustaka:

1. Sutabri, 2004, Analisis Sistem Informasi, Andi

2. Marimin, Hendri Tanjung, Haryo Prabowo, 2006, Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Grasindo

3. Prihadi, Syaiful F., 2004, Assessment Centre Identifikasi, Pengukuran dan Pengembangan Kompetensi, Gramedia

4. Davis, Gordon B., 1999, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Pustaka Binaman Pressindo

5. Priyanto, Eko, 2008, Pengantar Sistem Informasi Manajemen Pegawai, http://www.gecko.web.id/implementasi-ti/pengantar-sistem-informasi-manajemen-pegawai/, diakses tanggal 22 Maret 2011.

6. Chaerudin, 2008, Sistem Informasi Kepegawian (SIMPEG), http://chaeruddin.com/pengembangan-sistem-informasi-kepegawaian-simpeg/, diakses tanggal 22 Maret 2016

7. Kurniawan, Yansyah Efri, 2010, http://blog.binadarma.ac.id/kurniawan/?p=53, diakses tanggal 23 Maret 2016

Search This Blog

MY BLOG